Какво прави WorkFlow за вашия бизнес
Обхваща всеки етап от вашата работа, независимо дали сте производствена или търговска фирма, като извършва и необходимите счетоводни записи и представя нужната информация за ефективното управление
Защо да сменям системата?
Когато се избира нова система е естествено да се зададе въпроса какво повече ми дава новата система в сравнение със старата? Вижте какви проблеми решаваме, какви са положителните ефекти и какви контроли се въвеждат.
Ако имате някой от следните проблеми, то ние можем да ги решим:
- липса на система за управленска информация в реално време
- няколкократно въвеждане на една и съща информация в различните модули
- проблеми с контрола върху разходите в производствения процес
- недостатъчна информация за добро управление на запасите
- недостатъчна информация за задълженията на клиентите и към доставчиците
- разлика между счетоводната и търговската информация
- липса на централна база данни
- липса на връзка между главния офис и останалите подразделения
- справки изисквани от собствениците (например чужди фирми или холдингова структура)
Внедряването на WorkFlow има много положителни ефекти, които зависят и от сложността на бизнеса на клиента.
• Дефиниране на всякакъв вид справки
• Автоматично генериране на справки, които могат да бъдат разглеждани в интернет, без да е необходимо да се използва WorkFlow
• Централизиране на данните от всички офиси
• Еднократно въвеждане на информацията
• Минимизиране на грешките
• Премахване на повечето възможности за злоупотреби
Икономическия ефект, който можете да очаквате от внедряването на WorkFlow e подобрено управление на компанията поради:
• по-висока скорост, ефективност и точност на въвеждане на информацията
• по-добра и навременна управленска информация
• по-добро управление на запасите
• по-добър контрол върху разходите
При управлението на една фирма, контролът върху работата на служителите често се оказва доста трудно. За всеки мениджър е полезно да знае коя работа от кой служител е свършена и би искал да може да определи кой има право да извършва определени действия.
С помощта на WorkFlow вие знаете винаги кой е въвел информацията и кога и може да се определят нужните нива на достъп и права за работа.
Мощни механизми за импорт
Импортът на данни е важен както и за внедряването, така и за оперативната работа. WorkFlow е можи би най-гъвкавата система за импорт на данни. Хотелски системи, лизингови, сайтове.
Напълно интегрирана система.
Вклюва всички необходими функции. Счетоводство, управление на запасите, продажби и доставки, като всичко е в единна база данни.
Автоматизация
Автоматизация на осчетовдяване, амортизации, генериране на платежни документи, приключателни операции
Полезни функции
Партиди и серийни номера. Баркод четци. Връзка Касови апарати, Кантари и ПОС терминали. Интерфейс към други системи
Бързо внедряване
Прехвърляне на данни от предишен софтуер. Не е неободимо да се правят предварителни настройки.
Генератор на справки
Всички официални отчети са предварително дефинирани. Механизъм за създаване на нови справки
Сигурност
Нива на достъп, автоматично архивиране и лесно възстановяване
Цени
Цената е на лиценз или работно място, на което е инсталиран софтуера. Нормално един компютър е едно работно място.
ERP
- Счетоводство
- Склад
- Амортизации
- Финансови справки
- Калкулации на изделия
- Автоматично осчетоводяване на документи
- Дизайн на документи за търговски вериги
- Количествени справки спрямо нуждите
- Планиране на запаси
- Връзка с касов апарат и баркод четец
- Гаранционни карти
- Работа с партиди и серийни номера
- Настройка бизнес процеси
За кого е WorkFlow
Най-краткото описание на WorkFlow е система за управление на бизнеса.
Това означава в най-общ план счетоводство, материални запаси, продажби, покупки, производство, парични потоци, справки.
WorkFlow е сърцевината на всяка система за управление, независимо в какъв сектор работи фирмата. Целта на WorkFlow е да автоматизира бизнес процесите на фирми, които са непроизводствени по-характер или имат производство с линейна калкулация на изделията.
WorkFlow е „икономиката” на всяка фирма и източник на информацията, която мениджмънта на фирмата има нужда, за да управлява ефективно.
WorkFlow може да бъде и само счетоводна или само складова система, в зависимост от нивото на внедряване.
WorkFlow означава „работен поток” и отразява логиката за работа със системата – информацията се въвежда там, където възниква. По този начин потребителят, който е отговорен за конкретното действие, поема и отговорността за информацията – така се дефинират правилно центровете на отговорност. Всички са част от общия поток на бизнеса.
Всички работят във WorkFlow – търговци, счетоводители, снабдители, склададжии, финансисти и управители.
Затова и архитектурата на WorkFlow е да обработва документи – основната логическа единица-носител на информация. Независимо дали документа има счетоводен, търговски или материален смисъл. Сборът от всички документи във фирмата носи цялата необходима информация за нейното управление.
Обработването на документи има и друг много важен смисъл – може да се проследи взаимовръзката между тях, така че да се проследи цялата история по дадена сделка.
WorkFlow е построен така, че да бъде използвана в широк диапазон от фирми и като големина и като дейност. WorkFlow е интегриран продукт, въпреки че се състои от много модули. Модулите по-скоро добавят функционалност, а не са отделни подпрограми. С други думи функционалността, която не е необходима бива изключена в зависимост от нуждите.
Малки фирми
При малки фирми обикновено няма нужда от внедряване, а основно от обучение, тъй като рядко биват използвани всички функции. Използва се основно за счетоводство, склад, отчасти търговия и справки.
Целта на използването на WorkFlow при малки фирми е не толкова събирането на информация от различните части на организацията за управленски цели, а да се улесни като цяло бизнес процесa. Обикновено управителите на малките фирми знаят какво се случва, но имат нужда от система, която да премахне ръчната работа и която да улесни дейностите както по продажби и доставки така и на счетоводство и отчитането пред външни организации.
Средни/големи фирми
В момента областите, в които WorkFlow работи са:
- Тежка промишленост (машиностроене)
- Лека промишленост – например храни, дограми
- Строителство от всякакъв вид
- Услуги – лизинг, счетоводство и много други
- Туризъм – хотели и ресторанти
- Търговия – включително лекарства, храни, електроника, които изискват специално отчитане по партиди/серийни номера
При средни/големи фирми преди да се стартира работата обикновено има между 1 и 4 месеца внедряване. Внедряване озаначава освен обучение да се настрои системата да работи спрямо конкретните нужди на клиента и да се прехвърлят данни от предишен софтуер.
Фирмите, които внедряват WorkFlow обикновено целят:
- Събиране на информация от различните части на организацията, било то отдели или дружества от холдингова структура.
- Да бъде обхванат, доколкото може целия бизнес процес
- Отговорността за верността на информацията да се нови от центъра на отговорност
- Да се премахне двойното въвеждане на информация от различни отдели
- Да се осигури информация в реално време за целите на мениджмънта
- Да се осигури механизъм за контрол върху свършената работа
Най-важното при по-големи организации е да се постигне високо ниво на автоматизация и минимизиране на възможностите за човешка грешка. Пример в тази посока, е че всички продажби, които се извършват от търговския отдел трябва да бъдат осчетоводявани автоматично без намеса на счетоводител.
