Интелигентна система за управление на бизнеса

WorkFlow е ERP система за малки и средни предприятия.

ERP е съкратено от Enterprise resource planning или Планиране на ресурсите на предприятието. ERP системите са интегриран софтуерен продукт, чиято основна цел е да помагат мениджърите на предприятието да вземат решения. За да се постигне тази цел ERP системите подпомагат информационния поток между различните функции в предприятието като счетоводство, материални запаси, продажби, логистика и т.н. ERP системите стандартизират начина, по който се извършват дейностите, т.е. бизнес процесите и по този начин намаляват грешките, повишава се ефективността и се пестят разходи.

WorkFlow e сърцевината на всяка система за управление и е приложим в голям брой сектори на икономиката. Различните версии на WorkFlow са подходящи за фирми, които продават стоки или услуги или имат и собствено производство.

WorkFlow е „икономиката” на всяка фирма и източник на информацията, която мениджмънта на фирмата има нужда, за да управлява ефективно.

WorkFlow може да бъде и само счетоводна или само складова система, в зависимост от нивото на внедряване.

WorkFlow означава „работен поток” и отразява логиката за работа със системата – информацията се въвежда от служителя, който източник или отговорен за дадена информация, като всички са част от общия поток на бизнеса. Затова и архитектурата на WorkFlow е да обработва документи - основната логическа единица носител на информация. Независимо дали документа има счетоводен, търговски или материален смисъл.

Различните стъпки/документи от вашата работа представляват вашите бизнес процеси. Обработката на вашите бизнес процеси носи (почти) цялата необходима информация за управлението на фирмата. Затова WorkFlow автоматизира и стандартизира вашите бизнес процеси.
Когато се избира нова система е естествено да се зададе въпроса какво повече ми дава новата система в сравнение със старата?

Ако имате някой от следните проблеми, то ние можем да ги решим:
  • липса на система за управленска информация в реално време
  • неколкократно въвеждане на една и съща информация в различните модули
  • проблеми с контрола върху разходи в производствения процес
  • недостатъчна информация за добро управление на запасите
  • недостатъчна информация за задълженията на клиентите и към доставчиците
  • разлика между счетоводната и търговската информация
  • липса на централна база данни

Икономическия ефект, който можете да очаквате от внедряването на WorkFlow e подобрено управление на компанията поради:
  • по-висока скорост, ефективност и точност на въвеждане на информацията
  • по-добра и навременна управленска информация
  • по-добро управление на запасите
  • по-добър контрол върху разходите
Вижте функциите на WorkFlow графично.

Поръчка, Доставка/Производство
  • Управление на запасите в реално време
  • Проследяване на „движението” на материалните запаси
  • Много-складова организация
  • Следене на минимални и максимални запаси
  • Заявки за доставка
  • Заявки за продажба
Оферти, контакти
  • Създаване на контакти
  • Оферти
  • История на контактите
  • Трансформиране на оферти в поръчки, поръчки във фактури
Продажби, Договори
  • Фактуриране
  • Резервиране на стоки
  • Отложено плащане и автоматично фактуриране
  • Кредитни лимити
  • Договори – за покупка, продажба, абонамент
Плащания
  • Касова и банкова наличност в реално време
  • Създаване на всички платежни документи
  • Следене на всички видове чакащи плащания
Анализ/Справки
  • Продажби
  • Рентабилно на всяко ниво – на сделка, на продукт, на клиент и общо
  • Наличност на запасите – стойностно и количествено
  • Създаване на справки от потребителите
  • Всички задължителни справки се генерират автоматично



ОБЩО ОПИСАНИЕ И КОНЦЕПЦИЯ

Най-краткото описание на WorkFlow е система за управление на бизнеса.

Това както функции, които са стандартни за всяка една фирма като счетоводство, материални запаси, продажби, покупки, производство, парични потоци, справки, така и функции, които са специфични за конкретни индустрии.

Целта на WorkFlow е да автоматизира бизнес процесите на фирми, които са непроизводствени по-характер или имат производство с линейна калкулация на изделията.

Във фирми, които имат строителство или по-сложно производство са необходими или BuildingManager или ResourceManager, за да добавят присъщата за тези сектори функционалност.

WorkFlow е „икономиката” на всяка фирма и източник на информацията, която мениджмънта на фирмата има нужда, за да управлява ефективно.
WorkFlow може да бъде и само счетоводна или само складова система, в зависимост от нивото на внедряване.

WorkFlow означава „работен поток” и отразява логиката за работа със системата – информацията се въвежда там, където възниква. По този начин потребителят, който е отговорен за конкретното действие, поема и отговорността за информацията – така се дефинират правилно центровете на отговорност. Всички са част от общия поток на бизнеса.

Всички работят във WorkFlow – търговци, счетоводители, снабдители, склададжии, финансисти и управители.
Затова и архитектурата на WorkFlow е да обработва документи - основната логическа единица-носител на информация.
Независимо дали документа има счетоводен, търговски или материален смисъл. Сборът от всички документи във фирмата носи цялата необходима информация за нейното управление.
Обработването на документи има и друг много важен смисъл – може да се проследи взаимовръзката между тях, така че да се проследи цялата история по дадена сделка.


ЗА КОЙ Е WORKFLOW


WorkFlow е построен така, че да бъде използвана в широк диапазон от фирми и като големина и като дейност. WorkFlow е интегриран продукт, въпреки че може да се каже, че се състои има от много модули. Модулите са по-скоро добавят функционалност, а не са отделни подпрограми. С други думи функционалността, която не е необходима бива изключена в зависимост от нуждите.

Малки фирми

При малки фирми обикновено няма нужда от внедряване, а основно от обучение, тъй като рядко биват използвани всички функции. Използва се основно за счетоводство, склад, отчасти търговия и справки.
Целта на използването на WorkFlow при малки фирми е не толкова събирането на информация от различните части на организацията за управленски цели, а да се улесни като цяло бизнеса процеситеa. Обикновено управителите на малките фирми знаят какво се случва, но имат нужда от система, която да премахне ръчната работа и която да улесни работата дейностите както запо продажби и доставки така и на счетоводство и отчитането пред външни организации.
Средни/големи фирми
В момента областите, в които WorkFlow работи в момента са:
  • Тежка промишленост (машиностроене)
  • Лека промишленост – например храни, дограми
  • Строителство от всякакъв вид
  • Услуги – лизинг, счетоводство и много други
  • Туризъм – хотели и ресторанти
  • Търговия – включително лекарства, храни, електроника, които изискват специално отчитане по партиди/серийни номера
При средни/големи фирми преди да се стартира работата обикновено има между 1 и 4 месеца внедряване. Внедряване озаначава освен обучение да се настрои системата да работи спрямо конкретните нужди на клиента и да се прехвърлят данни от предишен софтуер.
Фирмите, които внедряват WorkFlow обикновено целят:
  • Събиране на информация от различните части на организацията, било то отдели или дружества от холдингова структура
  • Да бъде обхванат, доколкото може целия бизнес процес
  • Отговорността за верността на информацията да се нови от центъра на отговорност
  • Да се премахне двойното въвеждане на информация от различни отдели
  • Да се осигури информация в реално време за целите на мениджмънта
  • Да се осигури механизъм за контрол върху свършената работа
Най-важното при по-големи организации е да се постигне високо ниво на автоматизация и минимизиране на възможностите за човешка грешка. Пример в тази посока, е че всички продажби, които се извършват от търговския отдел трябва да бъдат осчетоводявани автоматично без намеса на счетоводител.
ПОЛЗИ
Когато се избира нова система е естествено да се зададе въпроса какво повече ми дава новата система в сравнение със старата?
Основни акценти
Ако имате някой от следните проблеми, то ние можем да ги решим:
  • липса на система за управленска информация в реално време
  • няколкократно въвеждане на една и съща информация в различните модули
  • проблеми с контрола върху разходите в производствения процес
  • недостатъчна информация за добро управление на запасите
  • недостатъчна информация за задълженията на клиентите и към доставчиците
  • разлика между счетоводната и търговската информация
  • липса на централна база данни
  • отдалечени офиси, които нямат връзка с централния липса на връзка между главния офис и останалите подразделения
  • справки изисквани от собствениците (например чужди фирми или холдингова структура)

Положителни ефекти
Внедряването на WorkFlow има много положителни ефекти, които зависят и от сложността на бизнеса на клиента.
  • Дефиниране на всякакъв вид справки
  • Автоматично генериране на справки, които могат да бъдат разглеждани през в интернет, без да е необходимо да се използва WorkFlow
  • Централизиране на данните от всички офиси
  • Еднократно въвеждане на информацията
  • Минимизиране на грешките
  • Премахване на повечето възможности за злоупотреби

Икономическия ефект, който можете да очаквате от внедряването на WorkFlow e подобрено управление на компанията поради:
  • по-висока скорост, ефективност и точност на въвеждане на информацията
  • по-добра и навременна управленска информация
  • по-добро управление на запасите
  • по-добър контрол върху разходите
Контрол
При управлението на една фирма, контролът върху работата на служителите често се оказва доста трудно. За всеки мениджър е полезно да знае коя работа от кой служител е свършена и би искал да може да определи кой има право да извършва определени действия.
УПРАВЛЕНИЕ НА ЗАПАСИТЕ
Управление на запасите в реално време е задължително в днешната динамична среда.
Управление на запасите означава:
  • Да се знае къде и колко има от дадена стока и на каква цена
  • Да се планират нужните количества
  • Да се резервират стоките, които ще бъдат продадени със сигурност
  • Да се поръчат към производството или доставчиците необходимите количества
  • Да се следят наличностите по складове и за цялата организация

Проследяване на „движението” на материалните запаси
При материалните запаси е от изключителна важност да може да се проследи пълната история на една или група стоки с цел анализ. WorkFlow поддържа всички възможни движения на една стока:
  • Продажба
  • Покупка
  • Заявка от клиент
  • Заявка към доставчик
  • Влагане в производство
  • Преместване от един склад в друг
  • Връщане на стока
  • Проформа продажба – само финансово без реална експедиция
  • Проформа покупка – само финансово без реална експедиция

Историята на стоките и материалите е на ваше разположение от започване на работа и с натрупването на информация справките стават все по-ценни – колко е била средната цена на основнитематериали в последните години? Колко е била средната наличност от дадена стока и достатъчна ли е била тя? и т.н.
Много-складова организация
WorkFlow ви позволява да използвате неограничен брой складове. Складовете могат да бъдат както реални и така и виртуални.
Реални са тези, които съществуват и физически – например Централен склад, Склад в магазин или склад в друг град.
Виртуални складове са такива тези , които позволяват да организирате логически информацията в зависимост от целите – например стоки на консигнация, резервирани стоки, склад в производствения цех.
Една добра практика например е при разносна търговия колите да бъдат складове, за да е ясно винаги колко стока има в тях.
Заявки за доставка и продажба
Обработването на информацията от чисто търговската страна на бизнеса е от изключителна важност. Заявките, които правите към вашите доставчици или приемате от вашите клиенти носят много ценна информация, която накратко ви позволява да планирате.
Кога се очаква новата стока, кога клиента иска да му бъде доставена стоката и т.н. – все въпроси, които всеки търговски бизнес си задава ежедневно. В крайна сметка всички тези въпроси водят до основния въпрос – колко пари ми трябват за оборотни средства, така че да не се презапасявам и все пак да имам достатъчно стока.
WorkFlow предлага функционалност, която ви позволява заявките да бъдат обработени и използвани в процеса на взимане на решения и като улеснение на за търговците във вашата фирма. Имате възможност да въвеждате заявките, да задавате срок на изпълнение, да следите кои са изпълнени или кои не, да ги превръщате в експедиционни документи или фактури, да работите с частично изпълнени заявки – все функции без които нормалния търговски оборот не може.
Планиране на материалните запаси
Заявките са само началото на доброто управление. В зависимост от бизнеса има и различна необходимост от динамика и сложност на управлението на нивата на складови наличности. Обикновено нуждите зависят от:
  • Големината на номеклатурата – колкото по-голяма е тя, токова по-остра нужда има от система, която да подпомага решенията
  • Времето за производство или доставка – колкото по-дълъг е периодът на доставка, толкова повече фирмата има нужда от изпреварващи поръчки
  • Брой клиенти – при по-голям брой, но по-малки клиенти търсенето е трудно предвидимо с други средства освен статистически
  • Големина на търговската мрежа – при много продажбени точки събирането на информация се превръща в основен проблем

Независимо в кой случай попада клиента обаче, винаги решението трябва да отговаря на неговите нужди – прекалено сложния механизъм за изчисляване на необходимите поръчки не винаги е най-добрия.
В основата стои функционалността за обработка на заявки.
WorkFlow предлага решения в две основни категории:
  • Стандартна – предвидимо търсене, номенклатура не повече от 1000 елемента, бърза доставка/производство
  • Динамична – голям брой клиенти, голяма номенклатура, дълго време на доставка/производство

При Стандартния тип планиране основните въпроси са свързани не толкова с изпреварващи поръчки, а с оптимизиране на средствата „затворени” в материални запаси. Доброто планиране води до по-ниски разходи.
В този случай се залагат минимални и максимални нива на запаси или на фирмено ниво или на ниво склад. Така поръчките се правят бързо или лесно на базата на тази информация.
При динамичния вариант въпросът на всеки мениджър по доставките би бил: Колко от коя стока трябва да поръчам и кога, за да имам достатъчно стока през следващия месец, като се има предвид колко продадохме миналата година, колко са текущите заявки от клиенти и очаквания растеж?
Отговорът на този и други подобни въпроси е на един „клик” разстояние благодарение на уникалния механизъм за ресурсни справки, които дори могат да бъдат дефинирани са в ръцете на от потребителя да бъдат дефинирани. WorkFlow поддържа в реално (!!!) време статистика за пълното движение за материалните запаси, което позволява и бързи справки. в реално време.
ПРОИЗВОДСТВО
Отчитането на производството винаги е предизвикателство.
WorkFlow може да ви предложи опит от над 16 години в производствени предприятия, при това от най-тежкия тип – строителство и тежко машиностроене.
Предизвикателства:
  • Колко трябва да бъде произведено
  • Има ли необходимите ресурси за производството
  • Колко незавършена продукция има
  • И разбира се най-важния – колко струва произведената продукция

Способността на WorkFlow да посрещне тези предизвикателства се базира на интеграцията на основните информационни потоци във фирмата – търговски отдел (заявки), снабдяване/доставки, материална отчетност, счетоводство и съответно механизмите за автоматика. Без който и да е от тези фактори, автоматизираното отчитане на производството е немислимо.
Калкулации на изделия
WorkFlow притежава механизъм за създаване на калкулации на изделия, които ви позволяват:
  • Да правите оферти към клиенти на базата на текущите или стандартните цени на суровините
  • Да изчислите планова директна (само материали) или пълна (с разпределени разходи) себестойност на продукцията
  • Да изпишете материалите вложени в производството при заприхождаването на готовата продукция или при нейната продажба
  • Да изпишете материалите вложени в производството за целия отчетен период наведнъж за всички произведени изделия, които са продадени
Себестойност
С WorkFlow можете да отчитате производството в реално време по три основни метода:
  • директна себестойност (само вложени материали)
  • планова директна (с планови цени на материали)
  • или пълна планова (реално вложени материали и планови други разходи)
В случай на пълна планова себестойност в края на месеца се отчитат разликите между плановата и действителната и ако се налага плановата се коригира.
Работата със себестойност в реално време ви дава нещо много важно – рентабилност на всяка сделка в реално време.
ОТНОШЕНИЯ С ПАРТНЬОРИ
Историята на отношенията с вашите партньори – доставчици и клиенти винаги е била ценна информация. Кой клиент пазарува най-много, от кои стокови групи, кога плаща, приема ли офертите или винаги иска корекции.
Създаване на контакти
WorkFlow ви предоставя възможността да въведете много повече от базовата информация за вашите партньори – информация за контакт, търговски отношения, търговски обекти и групиране. Така лесно можете да се ориентирате кой е партньора с който говорите.

Оферти
Офертите са много важна част от търговския документо-оборот, тъй като носи ценна информация за отношенията ви с клиентите - коя оферта е била приета, била ли е модифицирана. Освен това офертите представляват и основата на последващия документо-оборот, тъй като не се налага да се въвежда информацията наново, когато трябва да се прави нов документ.

Трансформиране на документи
Веднъж въведена всяка една оферта може да бъде превърната в друга оферта, после в заявка, след това във вътрешна поръчка, в експедиционна бележка и т.н. – в зависимост от сложността на вашия документооборот. Трансформирането на документи има две много полезни черти:
  • не се въвежда двойно информация
  • създава се вътрешна връзка между документите, така че да може да се проследи какво се е случило с дадена сделка

История на контактите
Всичко казано по-горе ви позволява да имате пълната история на отношенията с вашите партньори, лесно и достъпно. Информацията може да бъде представено по много различни начини - като ресурси, като финансова информация, като документи – в зависимост от нуждите ви.
Ценови листи
Отново в зависимост колко сложна ценова политика имате, има и различни нива на сложност.

Уникална характеристика е поддържане на формули, които позволяват да се изчисляват различните нива на цените на базата на стандартна продажна или доставна цена – при промяната на тази стандартна цена се променят и всички други цени, независимо колко са те.

Най-бързо и лесно за поддръжка е създаването на ценови категории и свързване на всеки клиент със съответната ценова категория. Например група клиенти Специални ползват съответната ценова листа. Доведена до крайност тази концепция означава, че за всеки клиенти може да има отделна цена за всеки продукт.

При по-сложна ценова политика има механизми за създаване на ценови листи, които се свързват към клиенти. Разликата е, че по този начин можем много бързо и лесно да създаваме нови ценови листи на основата на групи на стоките и да използване една ценова листа за основата на друга. Така един клиент може да ползва различна категория цени в зависимост от продуктовата група.
ПРОДАЖБИ
Продажбени документи
WorkFlow поддържа всички необходими документи свързани с продажбите:
  • експедиционни бележки, стокови разписки
  • пакетажен/пътен/обходен лист – документ, който обединява няколко експедиционни документа за лесно товарене от склад и също така начина на плащане по тях и стари задължения, ако има такива
  • фактури
  • фактури на чужд език за експорт
Цени
Както беше описано вече, WorkFlow поддържа различни варианти на ценова политика. При продажбата избирането на клиент автоматично попълва продажбената цена на артикулите такава каквато е зададена. Ако има отстъпки, то те могат да бъдат скрити (в цената) или видими.

Освен това на всеки потребител се задават права дали има право да променя продажбените цени или не.

Дизайн на документи
Вероятно искате вашите документи да изглеждат по точно определен начин. Освен това вече е доста разпространено явление големи вериги да изискват документите във формат и съдържание зададен от тях. Възможно е наименованието и мерните единици на артикулите се различават от оригиналните.

WorkFlow решава тези задачи по елегантен начин:
  • документът се въвежда така както искаме да изглежда при нас
  • номенклатурите на артикулите се настройват така, че можем да имаме неограничен брой други имена и мерни единици, които не засягат оригиналните
  • продажбените документи имат неограничен брой различен дизайн за печат. Това означава, че един и същи документ изглежда както ние искаме да изглежда за вътрешна употреба, но може да бъде разпечатан по различни начини, с различни имена и изчислени мерни единици, без да се налага оператора да прави нещо, освен да избере дизайна

Резервиране на стоки
За да се избегнат ситуации на недоволни клиенти, които идват да купят нещо, което би трябвало да го има, но вече е дадено на друг клиент, WorkFlow поддържа резервации на стоки. Така винаги складовите наличности са свободните за продажба наличности.
Отложено плащане и автоматично фактуриране
Както вече беше описано в данните за клиента се въвеждат търговските отношения – как плаща, и с каква отсрочка. Тази информация се попълва автоматично при продажба.
Освен това имате възможност да задавате и по сложен план за плащане, като тези плащания се фактурират автоматично.

Кредитни лимити
Можете да въведете кредитен лимит на всеки контрагент. Лимитът може да бъде както в дни, така и в пари или и двете. Което първо бъде надскочено ще задейства механизма на защита. Защитата означава, че този документ не може да бъде разпечатан от потребител без съответните права.
СЧЕТОВОДСТВО
WorkFlow поставя нови стандарти за това как се води счетоводство. Накратко казано счетоводството никога досега не е било толкова лесно както с WorkFlow.

Основна концепция
Логиката на водене на счетоводство е, че счетоводството не трябва да бъде отделено от основните информационни потоци на фирмата. Счетоводството не трябва да бъде периодично създаване на счетоводни справки, а трябва да обслужва управлението на фирмата в реално време.

Новото е, че всички които работят във WorkFlow – логистика, търговци, производство и т.н. -работят за счетоводството, а не независимо от тях. По този начин за счетоводителите остава наистина счетоводната работа, защото се елиминира ненужното пре-въвеждане на информация, която вече е генерирана от другите отдели.

Финансови периоди
При WorkFlow терминът затваряне (скриване) на даден период не съществува. Влизайки в системата можете да работите в две години едновременно – всичко зависи от датата на документа, който въвеждате.

Автоматично осчетоводяване
WorkFlow предоставя много възможности за автоматично осчетоводяване поради факта, че системата е базирана на документи, които съдържат цялата необходима информация, за да може WorkFlow да вземе решение как да бъде осчетоводен.

Например в една фактура за продажба имаме клиента, стоките, склада, от който се изписва стоката, начина на плащане.

При правилно структурирана номенклатура на стоките не само счетоводните запаси могат да бъдат автоматично направени, но могат да бъдат и по съответните приходни сметки в зависимост от стоката, която се продава, без намеса на счетоводител.

В общ план при стандартни операции всичко, което се въвежда през деня като документи, които нямат само счетоводен смисъл, могат да бъдат автоматично осчетоводени. Това означава, че 70-80% от документо-оборотът е осчетоводен в реално време без намеса на счетоводители.

Какво остава за счетоводителите – да вършат наистина счетоводна работа – проверка на информацията, банкови извлечения, приключителни операции и т.н. квалифицирана счетоводна работа.

Сметкоплан и оборотна ведомост
Сметкопланът в WorkFlow е реализиран по уникален начин – като дървовидна структура, която е изцяло в ръцете на потребителя да развива в дълбочина или задбалансово. Ако потребителят има нужда, сметкопланът може да бъде развит на десетки нива в дълбочина. Има редица удобни сервизни функции като прехвърляне на всички обороти по дадена сметка(и) в друга, и бързо размножаване на сметки.

Оборотната ведомост работи в реално време – няма нужда от специални операции, за да видим моментното и състояние. Ведомостта може да бъде изведена за период, до определено ниво, само за определени сметки или само за определени документи – например оборотна ведомост на базата само на сделките с даден партньор (което от своя страна означава и всички други стандартни и потребителски счетоводни отчети).

Скоростта ще ви изненада!
Амортизации
Месечното осчетоводяване на амортизациите отнема около минута! Това, което трябва да се направи е при стартирането на амортизирането на даден актив да се направят настройките за сметките, по които се начисляват.

Поддържат се и данъчен и счетоводен сметкоплан.

Има редица полезни опции като осчетоводяване на база на местоположението на даден актив – ако дадена машина работи на различни места, нейната амортизация ще бъде натрупвана в съответната сметка – автоматично.

Преоценка на валута
WorkFlow работи винаги в две валути, а при желание може да се извършват сделки и с 20?. Валутните сметки се отчитат в оригинална валута и в лева. Винаги знаете колко точно евро имате в банковата си сметка.

Преоценката на валутните сметки се извършва автоматично стига да се въвели съответните курсове на валутите.

Разпределение на разходи
Ако има математика зад разпределението на разходите, то те подлежат автоматизация. Моделът веднъж се настройва и в края не периода се стартира справката, от която се взимат необходимите счетоводни операции.

Например разпределението може да бъде на база на салда, на обороти, твърдо зададени коефициенти или примерно запълване на производствен капацитет.

Проверки за грешки
За да се улесни работата на счетоводителите има предвидени проверки за грешки като например грешна ДДС сметка, запис по главна сметка, разлика в сумите, грешни кореспонденции.

Приключителни операции
Всяка сметка, която подлежи на годишно приключване, може да се настрои къде се приключва, така че да може в края на годината бързо и лесно да се вземат необходимите операции.

ДДС, VIES, Интрастат
Всички необходими регистри биват генерирани.

Стандартни счетоводни отчети
WorkFlow съдържа в себе си всички стандартни счетоводни справки като Баланс, Отчет за приходи и разходи и Паричен поток.
ПАРИЧНИ ПОТОЦИ
Едва ли някой би казал, че има по-важна област за един софтуер от това да дава възможността да се контролират паричните потоци.

Задължения и вземания
Един бизнес винаги има и задължения и вземания. Винаги е въпрос на баланс. За целта трябва да има винаги навременна и вярна информация.

WorkFlow ви предлага набор от справки, които да подпомагат вземането на решения и управлението на паричните потоци във фирмата.

От елементарната цветова индикация на всеки документ дали е платен или просрочен, до пълна справка за вземанията по клиенти, документ, със срок за плащане, извършени плащания и закъснение – това е на разстояние от няколко „клика”.

Касова и банкова наличност в реално време
Забравете писането на касови ордери на ръка, които да биват въвеждани след известно време в софтуера. Това се прави от софтуера и се печата.

Тъй като всички продажбени документи биват осчетоводени веднага, винаги имате информация за касовата наличност във фирмата.

А ако се спазват процедурите за въвеждане на информация от банковите извлечения ще имате и информация и за наличностите по банкови сметки. Един хубав ефект от това, е че и информацията за задълженията на клиентите е вярна.

Създаване на всички платежни документи
Има възможност за създаване на всички платежни документи: ордери, платежни нареждания, банкови бордера.

Една изключителна функция е създаването на платежни документи от други документи. Например избирате всички фактури, които искате да платите и създавате от тях разходен касов ордер или платежно нареждане с няколко клика на мишката.

Интернет банкиране
За да бъде улеснено въвеждането на банкови извлечения има възможност за импорт на данни от банков софтуер или интернет банкиране.

И обратно – има възможност за зареждане на платежни нареждания генерирани от WorkFlow.

Одобрения и подписи
За да улесни процеса за одобряване на платежните нареждания има предвиден механизъм за електронно одобрение на документите.
СПРАВКИ И АНАЛИЗ
Колкото и функции да има един софтуер, ако няма добри справки с цел анализ на информацията, то той не върши добра работа. Затова с WorkFlow сме се постарали да предоставим достатъчно богат набор от справки и начини как те да се правят от потребителите. Тъй като възможните справки са прекалено много, тук ще представим само най-важните.

„Намери източника”
Всички финансови справки могат да бъдат анализирани – всяко число може да бъде разгънато обратно до документите откъдето произлиза. Въпросите „защо това число е такова” вече лесно намират отговор.

Финансови справки
Това е механизъм, който с гордост можем да заявим, че е уникален по своята мощ и леснота на използване. По същество той представлява електронна таблица, в която във всяка клетка задаваме каква информация искаме да виждаме.

Информацията може да бъде текстова, да извлича счетоводни данни или да бъде резултат от математическа операция.
Извличането на счетоводните данни става чрез формули. Стига да знаете, в коя сметка се намира търсената информация, веднага можете да напишете формулата, която да я покаже. Така направената справка се запазва и следващия път просто я стартирате.

По този начин са изградени например Баланс и ОПР.
Управленските справки престават да бъдат проблем.
Ресурсни справки
По подобие на финансовите справки и ресурсните се обръщат чрез формули към историята на движението на всички материали. Освен това може да покаже и статистика за движението – средно на седмица, миналия месец, същия месец миналата година.

Продажби и доставки
Две изключително важни области за справки. Информацията, която се дава е богата – колко е печалбата на търговец 1 от продуктова група 5 в район 3, колко продаваме от всяка продуктова група на ключови клиенти, печелим ли от всички продукти, какви отстъпки сме дали.

Ако това не е достатъчно, информацията е подготвена за експорт към Ексел, където може допълнително да бъде обработена.

Наличност на запасите – стойностно и количествено
Наличността дори не е справка, тя е вашата работна площ, влизайки в даден склад или в номенклатурата на фирмата, вие виждате реалното състояние на вашите материални запаси – общо или по складове.
ДРУГИ ПОЛЕЗНИ ФУНКЦИИ

Партиди и серийни номера
WorkFlow поддържа и контролира както партиди за тип хранителни стоки, така и серийни номера за електронно оборудване.

Баркод четци
Поддържат се баркод четци, с чиято помощ можете да заприхождавате и продавате стока. Можете също и да сканирате серийни номера.

Касови апарати
WorkFlow притежава собствен драйвер за контрол на касови апарати и фискални принтери.

Работа по интернет
Вече е нормално фирмите да имат офиси в няколко града и да искат информацията да се обработва на централен сървър.
За целта използваме терминален сървър Windows 2003. Имаме над 30 такива внедрявания.

Интерфейс към други системи и машини
В нашата практика ни се е наложило да правим най-различни интерфейси. Затова WorkFlow притежава доста могъщ механизъм за импорт и експорт на данни, който лесно може да се настройва.
При някои внедряване се налага да се управляват и машини – WorkFlow има възможност да го прави.
НЯКОИ ФАКТИ
Това са някои интересни факти за клиентите, които използват WorkFlow:
  • Номенклатура на стоки над 100 000 елемента
  • Данни за повече от 10 години, които им позволяват да правят справки за целия период
  • Над 60 едновременни потребителя
  • Едновременна работа в реално време през интернет от 30 локации, в две държави
  • Холдингови структури от над 40 дружества, за които се правят консолидирани отчети всеки месец
  • Автоматично заприхождаване на производство от поточни линии
  • Управление на контролери на бетонови центрове
  • Интерфейс към резервационни системи, лизингова администрация
Някои от клиентите на WorkFlow
Строителство
  • Автомагистрали - Хемус АД
  • Адвал АД
  • Балканстрой АД
  • Бокар ООД
  • Газстроймонтаж АД
  • ГБС АД
  • Домостроителен комбинат - София АД
  • Енергопроект АД
  • Крам комплекс ООД
  • Линднер България ООД
  • Монолит 3 ООД
  • Нафтекс инженеринг АД
  • Овергаз Инженеринг АД
  • Порр България
  • Пътища АД
  • Сиконко Билдинг АД
  • Сигма Кaпитъл Мениджмънт ЕООД
  • Феър Плей Интернешънъл АД

Производство
  • Биопрограма ЕООД
  • Електрон прогрес АД
  • Златарев Инженеринг ЕООД
  • ЗММ - България Холдинг АД
  • Магре Замразени храни ЕООД
  • Машстрой АД
  • МЕГА ЕЛ ЕООД
  • Метизи АД
  • Роял Потейтос АД
  • Югоплод АД

Търговия
  • Аквахим ЕООД
  • АРСИ България АД
  • Експрес Гаранцион ЕООД
  • Есемджи Фешън ООД
  • Образцови аптеки АД
  • Орифлейм България ЕООД
  • Фрида Ауто ООД
  • Фибран България АД
  • Хелас Хем Зееландия ООД

Услуги
  • АДИС ЕООД
  • Бизнес Парк София ЕООД
  • Булстрад - Здравно осигуряване АД
  • Ейч Ви Би Лизинг ООД
  • Национална Спортна База ЕАД
  • Некском България ЕАД
  • Паркинги и гаражи ЕАД
  • Счетоводно обслужване ЕООД
  • Съни травел ЕООД
  • Фармацевтична лига ООД
  • Хеброс лизинг ЕАД

Бюджет
  • ИАП Областно пътно упрвавление
  • Изпълнителна Агенция Пристанищна Администрация
  • Министерство на Външните Работи
  • Община Перник
  • Община Русе
Цената е на лиценз или работно място, на което е инсталиран софтуера. Нормално един компютър е едно работно място.

След това цената зависи от броя на документите, които се обработват и дали работи с пълни възможности или само като склад. Документ означава фактура, складова разписка, искане и т.н. и нормално при по-малки фирми има и по-малък документо-оборот. Фирми с над 5 работни места обикновено имат нужда от неограничен лиценз.

Цена на лизенз в Евро, без ДДС:
Версия Счетоводство Версия Производство Версия ERP
До 6 000 документа годишно € 249 € 309
До 10 000 документа годишно € 299 € 369
До 20 000 документа годишно € 349 € 429
Неограничен брой документи € 399 € 499 € 599
Work Flow - версия Склад - 80% от цената за съответната версия и брой документи

Функционални характеристики на версиите
Версия Счетоводство Версия Търговия/ Производство Версия ERP
Счетоводство
Склад
Амортизации
Финансови справки
Калкулации на изделия
Автоматично осчетоводяване на документи
Дизайн на документи за търговски вериги
Количествени справки спрямо нуждите
Планиране на запаси
Връзка с касов апарат и баркод четец
Гаранционни карти
Работа с партиди и серийни номера
Настройка бизнес процеси
Business Intelligence

В зависимост от броя на лицензите, които се купуват се договяря отстъпка за обем.